Реферат форматы хранения электронных документов

    Узнать больше: Формируем и храним дела с перепиской организации Оперативное хранение документов. Формат архивного хранения установлен Правилами Наиболее перспективная отрасль применения дисков - автоматизированные информационные поисковые системы. Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию к примеру, до страниц, до 50 страниц и т. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм. Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

    Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

    Федеральный закон от 10 января г. В настоящей работе автор поставил цель: проанализировать проблемы внедрения и перспективы развития электронного документооборота. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:. Данная тема курсовой работы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяет полностью осветить поставленную проблему. Во введении определяется актуальность темы, формулируется цель и задачи, путем решения которых она достигается.

    Приводится основная нормативно-правовая база, использованная автором при написании данной курсовой работы. В заключении подводятся итоги изучения организации электронного реферат форматы хранения электронных документов, по рассмотренным в работе вопросам дается оценка решения задач. Приводится список использованных при подготовке курсовой работы источников и литературы. Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов.

    В зависимости реферат форматы хранения электронных документов используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов. К магнитным носителям информации относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск жесткий и гибкий. Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.

    Магнитная лента - носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую или цифровую информацию, закрепленную электромагнитным способом. Используется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике. Магнитный диск - носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

    • Разделив задачу на несколько подзадач, вам будет проще.
    • Магнитная лента — носитель информации в виде ленты из гибкой и прозрачной пленки с ферромагнитным покрытием.
    • Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места.
    • Сделать это можно вручную либо воспользовавшись пунктами меню Edit — программа позволяет выделить все страницы, одну страницу либо сразу весь текст.
    • Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа конечно, если он взят в систему.
    • Работа с документами в среде Flash Теперь давайте поговорим о том, как во Flash выполняется работа с документами, а потом плавно перейдем к рассмотрению окна документа и основных принципов создания.
    • Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы — архивные описи.

    Гибкий магнитный диск floppy disk, diskette - это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он широко используется в ПЭВМ и является сменным носителем информации или программного обеспечения. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. Чаще всего используется для обмена программными продуктами и данными. По диаметру носителя дискеты подразделяют на стандартные диаметр мммини-диски диаметр мммикродиски диаметр 89; 82,5; 76,2 мм.

    Реферат форматы хранения электронных документов 8709852

    В настоящее время большая часть информации распространяется на микродисках стандартными для ПЭВМ являются микродиски с диаметром 89 мм. Магнитные диски различаются также и по техническим характеристикам. Основное значение для пользователя имеет емкость диска, то есть объем информации, который можно на нем хранить. Емкость дискет зависит от двух параметров: площади используемой поверхности и допустимой для конкретной конструкции дискеты плотности записи.

    В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют переносить документ и программы с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

    Информация записывается и хранится на концентрических дорожках, которые делятся на сектора. Жесткий магнитный диск винчестер - это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала металлапокрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе персональным компьютером, и устанавливается внутри.

    Винчестеры значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реферат форматы хранения электронных документов программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.

    Доклад аналитическая психология карла юнгаХайдеггер м бытие и время рефератОсобенности делового этикета европейских стран реферат
    Отчеты о практике в ресторанеРеферат планирование отдельных этапов педагогического экспериментаКонтрольная работа на тему философия и история
    Доклад на тему правительствоРеферат средств индивидуальной защитыРецензия на книгу денискины рассказы

    Жесткий диск hard disk - встроенный в накопитель дисковод на жестком магнитном диске пакет закрепленных один над другим магнитных дисков, извлечение которых в процессе эксплуатации ЭВМ является невозможным. Съемный жесткий диск removable hard disk - пакет магнитных дисков, заключенных в защитную оболочку, которые в процессе эксплуатации ЭВМ могут выниматься из дисковода на сменном жестком диске и заменяться другим.

    Использование этих дисков обеспечивает практически неограниченный реферат форматы хранения электронных документов внешней памяти ЭВМ.

    Накопители на жестком диске отличаются друг от друга прежде всего своей емкостью. Вторая существенная для пользователя характеристика жесткого диска - время доступа к информации. Оптический документ относится к новейшим носителям информации, основанным на оптических способах записи, считывания и воспроизведения.

    Из всей массы документов он выделяется по способу документирования. Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, то есть возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида - звуковой, текстовой, графической, видео.

    Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

    Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро- диа- и видеофильмов, аудиозаписи и так далее, причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

    Преимущества оптических документов в сложившейся системе технически кодированных документов приведены в таблице. Как подписать носитель.

    Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Поставленная цель достигается путем решения следующих задач:.

    Каждый носитель подписывается. Согласно п.

    Конвертируем документы из формата PDF и JPG в WORD

    Форму обложки Правила не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5. Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись. Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения.

    Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п.

    Реферат форматы хранения электронных документов 1249

    Алгоритм следующий:. Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив — самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела. Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации каждое в двух экземплярахдля которых затем оформляются обложки.

    Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи см. Примеры 3 и 4. Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив реферат форматы хранения электронных документов на бумажном носителе. Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа тот файл, который визуализирует документ на воспроизводимость.

    Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив. Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы — архивные описи. Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

    Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных свыше 10 лет сроков хранения.

    В г. Есть возможность преобразовать в формат PDF как отдельный файл, так и содержимое папок.

    Форма описи таблица не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив см. Пример 3. Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации.

    В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Коммуникационные свойства информационных технологий позволяют практически мгновенно передавать и получать электронные документы на любых расстояниях независимо от мест нахождения отправителя и получателя, от территорий, границ государств, и тем самым организовать оборот электронных документов, а не документов в форме материальных объектов, как это принято в традиционном бумажном документообороте.

    Еще одно отличие электронного документа от бумажного заключается в том, реферат форматы хранения электронных документов зафиксированную на материальном носителе тем или иным способом информацию с реквизитами в электронно-цифровой форме, а также ее наличие и местоположение на носителе невозможно непосредственно и однозначно воспринимать органами чувств человека и, тем более, ее собственноручно подписать или идентифицировать без соответствующих программно-аппаратных средств [13.

    В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа — это ODF, который в г. ODF — это формат хранения документов изначально создан в г. Полное описание формата занимает страниц. На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

    Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ.

    Реферат форматы хранения электронных документов 2771

    Вы можете отменить данное действие, установив флажок Удалять встроенные изображения рис. На следующем этапе указываются страницы, которые нужно восстановить. При этом можно конвертировать как все страницы PDF-документа, так и выбранные в этом случае следует указать диапазон страниц для восстановления.

    Программа может работать не только в режиме мастера, но и в обычном режиме.

    Ваш IP-адрес заблокирован.

    Для этого в основном окне можно установить все необходимые параметры конвертации режим преобразования, количество страниц, сохранение межсимвольных интервалов рис. Если вы хотите извлечь только изображения из PDF-файла, воспользуйтесь пунктом Извлекать изображения, используя Мастер. Примечательно, что программа может работать одновременно и как просмотрщик PDF-документов, и как средство конвертации рис. После запуска программы необходимо открыть PDF-файл для преобразования.

    После этого на панелях инструментов будут расположены кнопки, с помощью которых можно просматривать содержимое файла.

    8268353

    Это кнопки перехода на следующую страницу, изменения масштаба просмотра и поворота страницы. Для конвертации необходимо выделить нужный фрагмент PDF-файла. Сделать это можно вручную либо воспользовавшись пунктами меню Edit — программа позволяет выделить все страницы, одну страницу либо сразу весь текст.

    Если в документе встречаются картинки, их также можно скопировать в буфер обмена с помощью пункта Copy As Image. Кроме этого, результат действия можно занести в буфер обмена.

    После выбора формата преобразования в некоторых случаях необходимо задать дополнительные параметры.

    Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле